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Adjointe exécutive au Président de LGS et au Vice-président en chef des services mondiaux d’IBM
Montréal, 06 Feb 18

Titre du poste:  Adjointe exécutive au Président de LGS et au Vice-président en chef des services mondiaux d’IBM
Lieu:  Montréal, Montréal, Québec, Canada
Statut:  Permanent
Date de début:  12/03/2018
Années d’expérience minimum:  7 à 10 années
Scolarité minimum:  DEC

L’adjointe exécutive relève du Président de LGS et du Vice-président en chef des services mondiaux d’IBM pour le Québec. Elle fournit le support administratif à ce dernier ainsi qu’aux membres de la direction exécutive et voit à la gestion de l’agenda du président et la coordination de certaines activités  y compris avec les cadres supérieurs et intermédiaires de l’ensemble des unités et des services au siège social et dans les autres établissements d’IBM au Canada et ailleurs dans le monde.
Responsabilités

  • Assiste le président dans la gestion de l’agenda, le soutien administratif général, y compris la gestion des appels, la correspondance, l’organisation logistique, l’organisation des réunions, le suivi de certains plans d’action, la gestion des déplacements, la saisie de données et la gestion des documents.
  • Révise, corrige et met en page les documents et la correspondance destinés aux intervenants internes (haute direction, gestionnaires, etc.) et externes (institutions financières, fournisseurs, investisseurs, partenaires, etc.) de la première vice-présidence; assure la qualité et la conformité de l’ensemble des communications provenant de la première vice-présidence, en français et en anglais. 
  • Coordonne tous les préparatifs de voyage ainsi que les rencontres tenues à l'extérieur du bureau (itinéraires, avions, hôtels, véhicules, etc.);
  • Gère les comptes de dépenses et assure un suivi administratif du budget;
  • Conception et mise en page de divers documents tels mémos, lettres et présentations;
  • Contribue à l’administration générale reliée aux services administratifs de l’entreprise, incluant certaines activités reliées à l’approbation de réquisitions, de commandes de biens et services et de comptes payables.

Compétences

 

  • La personne recherchée possède des habiletés interpersonnelles et linguistiques, des aptitudes de gestion et une flexibilité forte développée, de même qu’une attitude positive et empreinte de professionnalisme.
  • Expérience de 5 à 7 dans un poste similaire;
  • Sens de l’organisation, rigueur et capacité démontrée à gérer simultanément et de façon autonome plusieurs tâches, à établir des priorités et à effectuer ses tâches selon les attentes relativement à la qualité et aux échéanciers.
  • Excellente aptitude à travailler en équipe multidisciplinaire; 
  • Sait faire preuve de discrétion et de retenue lorsqu’il s’agit de dossiers confidentiels;
  • Forte capacité rédactionnelle, adopte une approche client et projette une image positive de l’organisation auprès des intervenants externes;
  • Expérience de l’industrie des Technologies de l’Information;
  • Maîtrise de la suite Office de Microsoft (Word, Excel);
  • Habileté à monter des présentations PowerPoint;
  • Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • DEC en techniques de bureautique, ou expérience équivalente.

Exigences

  • Excellente capacité organisationnelle;
  • Bonne capacité de gérer plusieurs tâches/demandes à la fois;
  • Autonomie;
  • Initiative;
  • Flexibilité;
  • Discrétion;
  • Empathie;
  • Résistance au stress;
  • Dynamisme;
  • Professionnalisme;
  • Diplomatie.

 

 

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Expire le : 21 Feb 2018
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